مدیریت، زمان، مدیریت زمان و برنامه ریزی، واژگانی آشنا و مهم هستند که در عین سادگی پیچیدگی‌های خاص خود را دارند. این واژگان دقیقاً همان تکه‌های تکمیل‌کننده پازل موفقیت و اصول اساسی در برنامه ریزی فردی و تحصیلی هستند.
کلیدواژگان در اصول برنامه ریزی
آیا ازخود پرسیده‌اید که این واژگان به چه معنی هستند؟ آیا از آنها آن گونه که باید استفاده کرده‌اید؟ برای پاسخ دادن به این پرسش ها ابتدا باید مفاهیمی که در کار مدریت زمان وجود دارد، تعریف کنیم.
مدیریت چیست؟
مدیریت یعنی انجام کارها به صورت اثربخش کار درست کردن و درست کار کردن.
زمان چیست؟
زمان چیزی است که می‌تواند بهترین دوست شما باشد از این نظر که به شما فرصت رسیدن به اهدافتان را می‌دهد و از طرف دیگر می‌تواند بدترین دشمن شما باشد؛ زیرا هرگز زمان به اندازه کافی وجود ندارد که بتوانید به همه کارهایتان برسید.
زمان منبعی کمیاب است که نمی‌توان آن را ذخیره کرد یا بازگرداند.
مدیریت زمان چیست؟
مدیریت زمان ابزاری است که هر کس می‌تواند برای تنظیم مؤثر زمان از آن استفاده کند.
مدیریت زمان روشی برای فعالیت‌های شخصی است. مدیریت زمان نوعی انضباط فردی محسوب می‌شود توجه افراد را به چیزهایی متمرکز می‌گرداند که باید تحقق یابند.
متأسفانه هیچ قانون اکید و صریحی در مورد مدیریت زمان وجود ندارد که بتوان در هر مورد آن را به کار برد، اما با قطعیت می‌توان گفت که قابل کنترل است.
افرادی که در این تکنیک موفق‌اند، از چرخه سودمندی زمان خود آگاهی دارند و مهمترین کارهای خود را در آن چرخه می‌گنجانند.
برنامه ریزی چیست؟
برنامه ریزی به اهداف آنچه باید انجام گیرد و نیز ابزار چگونه باید به هدف رسید مربوط می‌شود.
برنامه ریزی در محیط پویا و قابل تغییر پیرامون ما باید منعطف و حاوی خلاقیت و درک مستقیم باشد، نه برنامه ریزی رسمی و بدون انعطاف.
این برنامه‌ها باید بازه‌های صرفا کوتاه تری داشته باشند؛ زیرا به دلیل انعطاف پذیری، شرایط بهتری برای انطباق دارند.
در راستای مبحث برنامه ریزی، مدیریت بر مبنای هدف را خواهیم داشت که در آن به جای استفاده از اهداف برای کنترل، از آنها برای انگیزه دادن استفاده می‌شود که نیروی محرکه قویتری برای تحقق هدف محسوب می‌شود.
اصول برنامه ریزی
برنامه ریزی به روش divide & conquer
ام بی او (Management by Objective) فرایندی را ابداع کرد که در آن اهداف از بالا به پایین شکسته می‌شوند. اهداف هر چقدر بزرگ هم که باشند با شروع از اهداف پایه‌ای و کوچک قابل دستیابی هستند. اساس برنامه راهبردی کانون فرهنگی آموزش، تقسیم برنامه‌ای جامع به برنامه کوچکتر با حجم کمتر است.
قصد دارم روشی را معرفی کنم که در حل بسیاری از الگوریتم‌ها خودنمایی می‌کند. این روش تقسیم و غلبه (divide & conquer) نامیده می‌شود. نامگذاری این روش به تقسیم و غلبه برگرفته از تکنیکی جنگی است که ناپلئون در یکی از جنگ‌های خود به کار برد.
ارتشی از سربازان روسی و اتریشی با بیش از ۱۵هزار سرباز به جنگ ناپلئون آمدند. در این حال ناپلئون به قلب سپاه آنها حمله کرد و با تقسیم (divide) سپاه دشمن به دو گروه کوچکتر و پیروز شدن بر تک تک آنها موفق به غلبه (conquer) بر سپاه بزرگتر شد.
در این تکنیک یک نمونه از مسئله به نمونه‌های کوچکتر تقسیم شده و ترکیب حل‌های این نمونه‌های کوچکتر منجر به حل مسئله اصلی می‌شود.
منطق برنامه راهبردی آزمون ها نیز بر همین اصل استوار است؛ زیرا هدف کلی (کنکور) را در نظر گرفته و با تقسیم مباحث در آزمون‌های متعدد غلبه بر کنکور را در پی خواهد داشت.
روش برنامه ریزی
بهترین برنامه برای مطالعه، برنامه هفتگی است. برنامه هفتگی مناسب ترین و بهترین برنامه است. در این برنامه می‌توانیم قوت‌ها و ضعف‌های روزهای بعد را جبران کنیم.
از مزیت‌های برنامه هفتگی این است که هنگامی که ساعات مطالعه درس‌های مختلف را در طول هفته جمع‌آوری می‌کنید، متوجه می‌شوید که آیا درسی را بیش از اندازه مطالعه کرده‌اید یا نه.
زمانی که کار خود را روزانه بررسی می‌کنید متوجه یکجانبه نگری‌ها و اشکالات کلی کارتان نمی‌شوید؛ اما وقتی عملکرد خود را در طول هفته بررسی می‌کنید تا حدود زیادی تعادل و عدم تعادل کارهایتان مشخص می‌شود.
شما با این روش برنامه‌ریزی می‌توانید هر درسی را به طور متعادل و به اندازه اهمیت همان درس مطالعه کنید و با توجه به نقاط قوت و ضعفتان در آن درس و اهمیتی که در کنکور دارد ساعت مطالعه آن درس را تنظیم کنید.